オフィス移転は企業にとって大きな転機・一大イベントの一つです。移転プロジェクトに掛かる費用や時間は大きなものとなります。実際の行動に移す前の計画立てが必要です。
まず「なぜオフィスを移転するのか？」、移転目的を明確にしましょう。オフィス移転は、日常と全く違う作業や手続きのため、担当者は社内調整するだけでも大変。労力も費用もかかります。「それでもオフィス移転する目的は何か？」これをを明確にすることが良いオフィス移転への第一歩です。
移転目的の例
- ・業務拡張に伴う人員増加に対応するため
- ・オフィス環境改善による従業員のモチベーションアップ
- ・オフィスの生産性向上とコストの見直し
- ・企業イメージの向上
- ・他社競合との優位性確保
現オフィスの契約を解除するには、ビルオーナーや管理会社に解約予告をすることが義務付けられており、解約希望日の3ヶ月前もしくは半年前という場合が一般的です。
解約日までは現オフィスの賃料を支払うことになるので、契約書等で現オフィスの解約や退去に関する取り決めを確認し、新旧の双方で賃料が発生しないようにしましょう。
又、現ビルの原状回復工事に関する条件も合わせて確認し、必要であれば専門業者から見積をとりましょう。
解約予告期間を確認したら、移転計画を立案致します。ここで重要なことは最初からきっちりとした予定を組もうとせず、解約予告期間をから逆算した、大まかなスケジュールを立てることです。細かい作業等は後から詰めていくようにしましょう。ゆとりを持ったスケジュールを立てることが、オフィス移転を成功に導くポイントです。
オフィス移転を成功に導くポイント
- ・引越日の決定
- ・おおまかなスケジュールプランの作成
- ・作業内容の整理
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